Ogni ente pubblico o privato, anche di dimensioni ridotte, produce una crescente quantità di documenti, oggi per lo più in forma elettronica. Come selezionarli, ordinarli e conservarli a fini storici e culturali, ma anche sociali e politici? Come affrontare il riordino della documentazione passata, magari accumulata in polverosi scatoloni? L’approccio all’archiviazione non può essere lasciato all’intuizione. Esiste un metodo professionale applicabile in forma semplificata anche a livello di associazioni e organismi locali. L’interesse per questo tipo di approfondimento è assai vivo, come dimostra il corso di introduzione all’archiviazione organizzato dall’Associazione Archivi Riuniti delle Donne Ticino (AARDT) e dalla Società Storica Locarnese. A una prima sessione lo scorso autunno è appena seguito un nuovo ciclo che ancora non è riuscito a soddisfare tutte le richieste. Richieste che puntano pure a un ulteriore approfondimento della materia, già programmato per il prossimo autunno. Tutte le lezioni sono tenute da Rodolfo Huber, presidente della Società Storica Locarnese e archivista della Città di Locarno. Con lui, figura di riferimento in Ticino nell’ambito archivistico, abbiamo chiarito i principi chiave di questa attività e le sfide che è chiamata a raccogliere di fronte alla digitalizzazione.
«Il corso che si è appena concluso non mira a formare archivisti, quanto piuttosto a sensibilizzare sulla pratica professionale secondo criteri attuali», spiega in apertura Rodolfo Huber. Come numerose altre professioni anche quella dell’archivista ha conosciuto una profonda evoluzione. «Rispetto alle biblioteche, l’introduzione di criteri di lavoro standardizzati e delle nuove tecnologie è stata più lenta e tardiva. Oggi gli archivi istituzionali svolgono in gran parte un’attività pre-archivistica. Ciò significa gestire il documento da quando viene prodotto fino alla sua archiviazione o distruzione. Non bisogna infatti dimenticare che da un lato l’archiviazione è il risultato secondario di un’attività principale (come la gestione di un Comune) e dall’altro che non tutto il materiale prodotto merita di essere conservato. Oggi in media solo il 5% della documentazione ha un valore a lungo termine».
Vediamo allora nel concreto quale approccio è necessario adottare quando si mette mano ad un archivio. Rodolfo Huber richiama dapprima l’attenzione sui criteri che guidano l’archivista e per i quali oggi esistono standard di riferimento. «Un principio fondamentale dell’archiviazione – precisa il nostro interlocutore – consiste nel passaggio dal generale al particolare. Tempo e mezzi da dedicare a questa attività, soprattutto per le piccole associazioni, sono limitati. Bisogna pertanto valutare dapprima il materiale nel suo insieme, per poi procedere secondo un principio gerarchico. Si scheda quindi nell’ordine per serie di documenti (ad esempio contabilità, verbali, corrispondenza) e poi a seconda delle possibilità per fascicoli e singoli documenti». Particolare cura è necessaria anche nella conservazione di tali documenti. La plastica è da evitare perché blocca il passaggio dell’aria e le graffette metalliche perché arrugginiscono. Negli archivi istituzionali vengono impiegate scatole in cartone neutro, in modo da evitare un influsso delle componenti chimiche.
Un’altra questione d’attualità è la digitalizzazione. È necessario digitalizzare tutto? Anche a questo livello, risponde l’esperto, è indispensabile determinare in primo luogo il valore del documento. Lo scopo degli archivi è innazitutto quello di conservare gli originali. Per preservarli si realizzano copie di consultazione e di sicurezza. «Fino alla fine degli anni Novanta – spiega l’archivista – si utilizzavano a questo scopo i microfilm, poi si è passati al supporto digitale. Da rilevare, che la forma digitale, sia essa relativa a documenti originali o copie, necessita una continua gestione definita da standard internazionali e legata sia alle modalità di presentazione (per le banche dati dei portali di ricerca) sia all’aggiornamento dei formati».
La professione dell’archivista è quindi in continuo sviluppo con formazioni mirate e possibilità di perfezionamento. Rodolfo Huber si è avvicinato all’archivistica negli anni Novanta dopo un dottorato in storia. All’epoca per approfondire la materia ha dovuto recarsi oltre Gottardo e seguire i corsi promossi dall’Associazione archivisti svizzeri della quale in seguito è diventato membro di comitato. Con alcuni colleghi confederati ha inoltre ridato vita al Gruppo di lavoro degli archivi comunali svizzeri, assumendone per alcuni anni la presidenza. L’impegno di Huber nel valorizzare questa attività si è tradotto anche in diversi anni di insegnamento alla scuola universitaria professionale di Coira. Per i giovani attirati da questo lavoro esiste oggi nel nostro cantone una formazione professionale di base quale gestore/gestrice dell’informazione e della documentazione che permette di lavorare in biblioteche, centri di documentazione e archivi. A livello superiore è possibile conseguire un bachelor e successivamente un master SUP nelle scuole universitarie professionali di Ginevra e Coira.
Il corso proposto dalle due associazioni culturali ticinesi riassume i principi della formazione di base. L’interesse suscitato è una piacevole sorpresa e dimostra l’esigenza di formazione di chi gestisce piccoli archivi. Anche AARDT, costituita nel 2001, ha beneficiato una decina di anni or sono di un analogo corso di Rodolfo Huber. «Nell’ambito della sua missione volta a cercare, conservare e valorizzare documentazione sulle esperienze e la vita delle donne in Ticino, come pure a sensibilizzare i privati sull’importanza di conservare tali testimonianze, l’associazione si è impegnata a diventare sempre più professionale», spiega la vice-presidente Nicoletta Solcà. «Oggi è considerata un centro di competenza sulla storia delle donne, depositaria di un centinaio di fondi privati dalla seconda metà dell’Ottocento ai giorni nostri». L’ultimo archivio depositato è quello di Casa Santa Elisabetta a Lugano. Storica e archivista presso l’Archivio amministrativo comunale di Lugano, Nicoletta Solcà, così come Rodolfo Huber, ritiene importante sottolineare la professionalità del settore archivistico e la possibilità per gli interessati di informarsi e approfondire il tema. Il corso di introduzione all’archiviazione vede riunite una società locarnese di lunga tradizione, alla quale si deve a partire dagli anni Cinquanta la costituzione di un archivio e di una biblioteca di storia regionale, e un’associazione volta a portare alla luce l’operosità femminile. Grazie a questa iniziativa congiunta promotori e partecipanti hanno l’opportunità di entrare in contatto con diverse realtà culturali del territorio e di tessere proficui legami, sempre con l’obiettivo di valorizzare il patrimonio che giace magari un po’ dimenticato e di sensibilizzare la popolazione sul suo valore.
